Déclaration de confidentialité des données relatives aux employés

Dernière mise à jour : 25/05/2018

La présente déclaration de confidentialité des données relatives aux employés énonce les types de données à caractère personnel que nous, Avery Berkel, détenons à votre sujet et la manière dont nous les collectons et les utilisons pendant la durée de votre contrat et après votre départ. La présente déclaration s'applique à tous les employés, ouvriers, sous-traitants, intérimaires, consultants, stagiaires, bénévoles, partenaires et administrateurs, actuels ou anciens (ci-après désignés « employés » ou « vous »). 

Au titre de la loi sur la protection des données, il nous incombe de vous fournir les informations contenues dans la présente déclaration de confidentialité. Il est important que vous lisiez attentivement la présente déclaration de confidentialité, ainsi que toute autre information que nous pouvons être amenés à vous communiquer sur la collecte et l'utilisation des données à caractère personnel. Vous devez également prendre connaissance de la Politique relative à la protection des données, laquelle présente nos obligations en matière de données à caractère personnel, les mesures de protection que nous mettons en œuvre et les attentes envers les employés chargés de traiter les données à caractère personnel dans le cadre de leur travail.

La présente déclaration de confidentialité s'applique le 25 mai 2018, lors de l'entrée en vigueur du Règlement général sur la protection des données. Elle ne fait pas partie intégrante votre contrat de travail, ni de tout autre contrat de prestation de service et elle ne vous confère aucun droit contractuel. La présente déclaration de confidentialité peut être actualisée à tout moment.

Qui est le contrôleur ?

Avery Berkel est le « contrôleur » aux fins de la loi sur la protection des données. Il nous incombe donc de décider de l'utilisation faite des données à caractère personnel vous concernant. 

Morkel Muller, contrôleur général, est chargé de vous informer et de vous conseiller sur nos obligations liées à la loi sur la protection des données et de s'assurer que nous respectons ces obligations. M. Muller est également votre point de contact privilégié si vous avez des questions ou des doutes au sujet de la protection des données.

  • La présente déclaration de confidentialité aborde également l'utilisation faite par ITW Limited des données à caractère personnel vous concernant communiquées par nous. Pour plus d'informations à ce sujet, reportez-vous au Tableau de l'annexe qui présente les parties avec lesquelles nous partageons vos données à caractère personnel. ITW Limited est le contrôleur des données à caractère personnel qu'il détient et utilise.  Morkel Muller, contrôleur général, est chargé d'informer et de conseiller ITW Limited sur ses obligations au regard de la loi sur la protection des données et de veiller au respect des obligations. L'équipe RGPD est également votre point de contact privilégié si vous avez des questions ou des doutes au sujet de la protection des données. Vous pouvez la contacter par e-mail à l'adresse suivante : dataprotection@averyberkel.com. ITW Limited applique les mêmes niveaux d'exigence que nous en matière de conformité liée à la protection des données.

Quels types de données à caractère personnel détenons-nous à votre sujet ?

Les données à caractère personnel désignent toute information relative à une personne pouvant être identifiée (directement ou indirectement) en particulier en référence à un identifiant (comme un nom, un numéro d'assuré social, un numéro d'employé, une adresse e-mail, des caractéristiques physiques). Les données à caractère personnel peuvent être des informations factuelles (par ex. coordonnées ou date de naissance), une opinion sur les actions ou le comportement d'une personne ou des informations susceptibles d'avoir un impact sur ladite personne, sur le plan personnel ou professionnel.

Nous détenons et utilisons différents types de données à caractère personnel à votre sujet, notamment des informations d'ordre biographique, informations sur votre recrutement, données sur vos conditions d'emploi ; données liées au salaire et aux indemnités ; heures de travail ; informations sur la performance ; dates de vacances et autres formes de congé ; questions disciplinaires, de comportement et de conflits ; représentation des employés ; santé et sécurité ; images de télésurveillance ; information sur l'utilisation faite des systèmes, équipements et technologie de l'entreprise, etc.

La loi sur la protection des données fait la distinction entre les données à caractère personnel ordinaires et les données de catégorie spéciale. Toute donnée donnant une indication sur les origines ethniques ou raciales, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, l'appartenance à syndicat, la santé physique et mentale, la vie ou l'orientation sexuelle ou le patrimoine génétique et biométrique permettant d'identifier une personne est une donnée appartenant à une catégorie spéciale. (Les autres sont des données à caractère personnel ordinaires).

Nous détenons et utilisons différents types de données de catégorie spéciale vous concernant, notamment : des informations médicales et sur les absences pour maladie ; des données sur les congés familiaux susceptibles de contenir des informations sur votre santé ; des données de contrôle de l'égalité des chances pouvant contenir des informations sur votre race ou groupe ethnique, sur votre santé, sur votre appartenance à un syndicat.

À quelle fin et sur quelle justification juridique détenons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous détenons et utilisons vos données à caractère personnel ordinaires à des fins administratives liées à l'emploi, aux ressources humaines et à l'entreprise. Elles participent, par exemple, à la gestion de notre relation entre employeur et employé avec vous, à l'administration des salaires et des indemnités, au contrôle et à l'évaluation de la performance, à la planification des vacances et autres formes de congé, à la gestion des questions disciplinaires, de comportement et de conflits, à la performance de l'activité au quotidien, etc.

La loi sur la protection des données énonce les motifs juridiques justifiant la détention et l'utilisation des données à caractère personnel.

En général, le traitement de vos données à caractère personnel repose sur une ou plusieurs des justifications juridiques suivantes :

  • Lorsque vos données sont traitées aux fins de l’exécution d’un contrat auquel vous être partie (exécution du contrat), qu'il s'agisse d'un contrat de travail, d'un contrat de prestation de services ou d'un autre type de contrat. Il peut s'agir, par exemple, de veiller au versement des salaires et au respect des exigences contractuelles liées aux congés.
  • Lorsque vos données sont traitées aux fins de conformité avec une obligation légale (obligation légale). Il s'agit en général d'obligations légales telles que : concéder les jours fériés et les congés familiaux payés (congé maternité, paternité, d'adoption, parental partagé, etc.) ; verser le salaire minimum vital/salaire minimum garanti ; respecter les limites de temps de travail ; satisfaire les exigences en matière de santé et de sécurité ; veiller à la non-discrimination et au traitement équitable des employés.
  • Lorsque le traitement de vos données est nécessaire pour nos intérêts légitimes (ou ceux d'un tiers) et lorsque vos intérêts et droits fondamentaux ne supplantent pas ces intérêts (intérêt légitime). Il peut s'agir, par exemple, de gérer les heures de travail afin de veiller à la performance opérationnelle et de contrôler l'utilisation faite des ordinateurs et des autres technologies.

Nous détenons et utilisons vos données de catégorie spéciale afin de, notamment : gérer les absences et assurer le remplacement ; apporter des modifications à vos attributions afin de les adapter à votre état de santé ; permettre la prise de congés familiaux ; verser les indemnités de maladie, de congé maternité/paternité/d'adoption/parental partagé, le cas échéant ; contrôler l'égalité des chances et la diversité au sein de notre entreprise ; verser les cotisations syndicales, permettre la tenue de réunions et accorder des congés aux représentants du Conseil européen.

Les données de catégorie spéciale étant généralement plus sensibles que les données à caractère personnel ordinaires, une justification juridique supplémentaire est exigée pour leur détention et leur utilisation. Par conséquent, outre l'une des justifications juridiques précitées, nous devons satisfaire une ou plusieurs justifications juridiques supplémentaires pour le traitement de vos données de catégorie spéciale :

  • Lorsque nous devons exercer nos droits légaux ou respecter nos obligations légales en matière d'emploi ou de sécurité sociale et lorsque le traitement des données est compatible avec notre Politique relative à la protection des données (obligation légale/droit en matière d'emploi).
  • Lorsque le traitement des données est nécessaire pour l'intérêt public, comme le contrôle de l'égalité des chances ou des régimes de retraite professionnelle, et compatible avec notre Politique relative à la protection des données (intérêt public dans le contrôle de l'égalité des chances entre les employés).
  • Lorsque le traitement des données est nécessaire pour évaluer votre aptitude au travail sur le plan médical, sous réserve de garanties appropriées en matière de confidentialité (évaluation de l'aptitude au travail).

Il peut également nous arriver de détenir et d'utiliser les données à caractère personnel ordinaires : dans l'intérêt public pour la détection ou la prévention de délits ; ou le cas échéant pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d'une autre personne.  Nous pouvons également être amenés à détenir et utiliser les données de catégorie spéciale pour établir, former et s'opposer à des recours juridiques ; le cas échéant, pour protéger vos intérêts (ou ceux d'une autre personne) lorsque vous n'êtes pas en mesure de donner votre consentement ; ou lorsque vous avez déjà rendu l'information publique.

Il peut arriver que nous utilisions vos données à caractère personnel à des fins autres ou incompatibles avec celles pour lesquelles nous les avions collectées.  Si tel est le cas, nous vous en informerons et vous expliquerons le motif juridique justifiant cette utilisation de vos données, conformément à la loi sur la protection des données.

L'annexe de la présente déclaration de confidentialité énonce plus en détail les types de données à caractère personnel ordinaires et de catégorie spéciale que nous collectons et détenons à votre sujet, l'usage que nous en faisons, avec qui nous les partageons et les motifs juridiques pertinents au titre de la loi sur la protection des données justifiant leur utilisation. 

 

Comment collectons-nous vos données à caractère personnel ?  

La plupart de vos données à caractère personnel que nous détenons et utilisons nous ont été fournies par vous.  D'autres données à caractère personnel vous concernant que nous détenons et utilisons ont été générées par vous dans le cadre de l'exécution de vos fonctions,  par exemple au cours d'une correspondance par e-mail, lorsque vous créez des documents ou lorsque vous utilisez certains équipements comme les ordinateurs, les systèmes d'ouverture de porte ou de pointage.

D'autres données à caractère personnel vous concernant que nous détenons et utilisons ont été fournies ou générées par des sources internes durant le déroulement normal de notre activité.  Par exemple, des collègues peuvent vous citer dans leur correspondance électronique ou dans leurs documents, votre responsable peut procéder à un bilan de performance dans le cadre du processus d'évaluation et des informations vous concernant peuvent être générées dans le cadre de notre planification commerciale et opérationnelle.

Certaines de vos données à caractère personnel que nous détenons et utilisons peuvent provenir de sources externes,  par exemple, lorsque nous vous avons proposé un emploi, nous pouvons avoir recueilli des références auprès de vos anciens employeurs ; nous pouvons nous procurer des informations à votre sujet auprès de sources accessibles au public, comme votre profil LinkedIn ou d'autres sources média ; nous pouvons commander un rapport à un professionnel de la médecine du travail en cas d'absence pour maladie longue durée ; les clients peuvent être amenés à donner leur avis sur votre prestation ; nous pouvons faire appel à un conseiller professionnel dont les conseils peuvent contenir des informations vous concernant ; ou votre syndicat peut correspondre avec nous dans des cas particuliers.

 

Si vous nous communiquez des données à caractère personnel concernant des tiers

Vous pouvez être amené(e) à nous fournir des données à caractère personnel concernant un tiers, par exemple les coordonnées de la personne à contacter en cas d'urgence ou votre plus proche parent.  Dans ce cas, nous vous demandons d'en informer la personne concernée et de lui préciser la nature des données à caractère personnel la concernant que vous nous avez communiquées.  Vous devez également fournir à la personne nos coordonnées et l'inviter à nous contacter si elle a des questions sur l'utilisation que nous ferons de ses données à caractère personnel.

 

Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous partageons vos données à caractère personnel avec des tiers uniquement en présence d'une justification juridique appropriée au titre de la loi sur la protection des données qui nous y autorise.  Il s'agit en général de situations où la loi exige que nous divulguions des informations (par ex. aux services fiscaux) ou au titre de nos obligations contractuelles (par ex. fourniture d'informations à nos prestataires de retraites professionnelles, assurance maladie, etc.) ou lorsque cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes, comme à un prestataire de services informatiques pour la maintenance de nos systèmes informatiques, à des services de gestion des salaires pour le versement de votre salaire et à services de gestion de la flotte pour la gestion d'un véhicule de fonction.

Vous trouverez de plus amples informations sur le partage de vos données à caractère personnel, ainsi que la finalité légitime et nos justifications juridiques à cet effet dans l'annexe de la présente déclaration de confidentialité.

 

Conséquences de la non-communication de données à caractère personnel

Nous vous demandons de nous fournir des données à caractère personnel pour des raisons valables et la non-communication de certaines informations peut avoir des conséquences.

Certaines des données à caractère personnel que vous nous fournissez sont exigées par la loi,  par exemple, sans votre numéro d'assuré social, nous ne pouvons pas procéder à la déduction adéquate des charges de votre fiche de salaire. En cas de grossesse, le formulaire MATB1 est obligatoire pour le versement de la rémunération durant le congé légal de maternité.

Nous pouvons vous demander de nous fournir d'autres données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire pour nous ou pour notre prestataire de régime de retraite/d'indemnités afin de nous permettre d'honorer nos obligations contractuelles envers vous ou de vous permettre d'honorer vos obligations contractuelles envers nous, ou lorsque l'utilisation des données est nécessaire pour nos intérêts légitimes.  Par exemple, sans votre relevé d'heures ou de pointage, nous ne serons pas en mesure de vous payer les heures supplémentaires que vous aurez éventuellement effectuées.

Si vous décidez de ne pas nous fournir les données à caractère personnel requises, nous vous informerons au moment opportun des implications d'une telle décision.

 

Combien de temps conserverons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous ne conservons pas les données à caractère personnel plus longtemps que nous n'en avons besoin à nos fins légitimes.

La période de rétention appropriée des données à caractère personnel des employés est établie sur la base des critères suivants :

  • la quantité, la nature et le caractère sensible des données à caractère personnel ;
  • le risque de préjudice découlant d'une utilisation ou d'une divulgation illicite ;
  • les fins pour lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel et le délai prévu avant de pouvoir atteindre ces fins ;
  • la durée pendant laquelle les données à caractère personnel resteront exactes et à jour ;
  • la durée pendant laquelle les données à caractère personnel resteront pertinentes pour d'éventuels futurs recours juridiques ; et
  • toute exigence juridique, comptable, réglementaire et de communication d'informations en vigueur indiquant la durée de conservation de certains dossiers. 

Compte tenu de la diversité des données à caractère personnel que nous utilisons et des circonstances variées de leur utilisation, il est difficile d'établir avec précision la durée de conservation de certains éléments de données à caractère personnel.  Dans la mesure du possible, les tableaux présentés à l'annexe de la présente déclaration de confidentialité identifient les périodes de rétention applicables pour vos données à caractère personnel, lesquelles ont été déterminés sur la base des critères précités et représentent les périodes maximales durant lesquelles nous conservons habituellement les données à caractère personnel.  En général, nous conservons les éléments particuliers de vos données à caractère personnel moins longtemps que les durées annoncées. Cependant, certaines circonstances peuvent nous amener à conserver des éléments particuliers de vos données à caractère personnel pendant des durées supérieures à celles annoncées dans les tableaux.  Nous conserverons toujours vos données à caractère personnel aussi longtemps que nous sommes tenus de le faire au titre des exigences juridiques, comptables, réglementaires et de communication d'informations.

Par ailleurs, pour certains types de données à caractère personnel, il est plus opportun de déterminer la durée de rétention au cas par cas (ainsi que sur la base des critères précités). Ces cas de figure sont indiqués dans le tableau, le cas échéant.

Ces décisions dépendront des circonstances et tiendront compte des critères précités.

 

Transfert des données à caractère personnel en dehors de l'EEE

On entend par transfert de données à caractère personnel vers l'étranger la transmission ou l'envoi, la consultation, l'accès ou l'utilisation des données dans un autre pays.  La loi sur la protection des données de l'Union européenne restreint le transfert des données à caractère personnel vers les pays établis en dehors de l'Espace économique européen (EEE) car les lois de certains pays ne prévoient pas le même niveau de protection des données à caractère personnel qu'au sein de l'EEE.  Afin de garantir l'intégrité du niveau de protection offert aux données à caractère personnel, nous ne pouvons transférer vos données à caractère personnel en dehors de l'EEE que si certaines conditions sont satisfaites.

Nous pouvons être amenés à transférer certaines de vos données à caractère personnel à ITW Limited US, notre société mère située en dehors de l'EEE :

  • Nous avons instauré un ensemble de règles d'entreprise contraignantes afin de garantir que les données à caractère personnel transmises à un pays situé en dehors de l'EEE sont traitées conformément aux lois sur la protection des données de l'EEE et du Royaume-Uni, et qu'elles reçoivent un niveau de protection adéquat.  Pour obtenir de plus amples informations concernant cette mesure, n'hésitez pas à contacter Morkel Muller, contrôleur général, par e-mail à l'adresse suivante : dataprotection@averyberkel.com.

Vos droits  

La loi vous confère un certain nombre de droits quant à vos données à caractère personnel, notamment :

  • Droit de formuler une demande d'accès aux données. Ce droit vous permet de recevoir des informations sur la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel et de recevoir une copie de ces données afin de vérifier que nous les traitons en toute légalité.
  • Droit à demander la correction de données à caractère personnel incomplètes ou inexactes que nous détenons à votre sujet.
  • Droit à demander la suppression ou le retrait de vos données à caractère personnel lorsqu'il n'y a plus de raison pour nous de poursuivre leur traitement. Vous avez également le droit de demander la suppression ou l'effacement de vos données à caractère personnel lorsque vous vous êtes opposé(e) à leur traitement (voir ci-dessous).
  • Droit à s'opposer au traitement de vos données à caractère personnel lorsque nous invoquons un intérêt légitime (ou celui d'un tiers), lorsque nous ne pouvons pas démontrer que nous avons des raisons impérieuses et légitimes de traiter les données à caractère personnel.
  • Droit à demander la limite du traitement de vos données à caractère personnel. Cette démarche consiste à nous demander d'interrompre le traitement des données à caractère personnel, par exemple, pour établir l'exactitude des données ou déterminer les motifs du traitement.
  • Droit à demander le transfert de vos données à caractère personnel à vous-même ou à un tiers, dans un format structuré. Ce droit s'applique aux données fournies par vous lorsque l'utilisation des données se justifie par la nécessité d'exécution d'un contrat, ou aux données que vous nous avez autorisé à utiliser (également appelé « droit à la portabilité des données »).

Si vous souhaitez exercer un ou plusieurs des droits énoncés ci-dessous, veuillez contacter l'équipe RGPD par e-mail à l'adresse suivante (dataprotection@averyberkel.com).

Veuillez noter que ces droits ne sont pas absolus et que selon les circonstances, nous pourrions être amenés à refuser une ou la totalité de vos demandes.

Pour toute question ou doute concernant l'utilisation de vos données à caractère personnel, n'hésitez pas à contacter l'équipe RGPD par e-mail à l'adresse suivante (dataprotection@averyberkel.com).

Pour toute question ou doute concernant l'utilisation de vos données à caractère personnel par Avery Berkel, n'hésitez pas à contacter l'équipe RGPD par e-mail (dataprotection@averyberkel.com).

Vous pouvez également à tout moment faire une réclamation auprès de l'ICO (Information Commissioner's Office), l'autorité de supervision britannique en matière de protection des données.  Vous trouverez les coordonnées de l'ICO sur son site Web : https://ico.org.uk.

ANNEXE – INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Cette section de la déclaration de confidentialité fournit plus de détails sur le type de données personnelles que nous détenons à votre sujet, l'utilisation que nous en faisons, les justifications juridiques de leur utilisation, avec qui nous pouvons être amenés à les partager et combien de temps nous les conserverons.

Il convient de noter que nous ne sommes pas forcément amenés à détenir, utiliser ou partager tous les types de données à caractère personnel décrits dans l'annexe se rapportant à vous. Les types de données vous concernant que nous détiendrons, utiliserons et partagerons dépendront de vos fonctions, des modalités de votre contrat de travail, de vos circonstances individuelles et de circonstances pouvant avoir un impact sur l'entreprise.  Par exemple, si votre fonction n'implique pas l'utilisation d'un ordinateur ou d'autres appareils techniques, nous ne collecterons aucune information liée à l'usage de tels équipements. Si vous travaillez pour nous en qualité de sous-traitant indépendant, nous ne collecterons aucune information sur les indemnités réservées aux employés. Si vous n'avez encore jamais été en arrêt maladie, nous n'aurons collecté aucune donnée sur une absence pour maladie à votre sujet. Par ailleurs, les seules personnes avec lesquelles nous pourrions être amenés à partager des données vous concernant sont des conseillers professionnels.

À noter que les deux tableaux suivants classent les données à caractère personnel en catégories distinctes (sous l'en-tête « Type de données à caractère personnel ordinaires détenues par Avery Berkel » ou « Type de données à caractère personnel de catégorie spéciale détenues par Avery Berkel »). Lorsque plusieurs finalités et/ou justifications juridiques sont identifiées pour un type de données à caractère personnel, il convient de préciser que toutes les finalités et/ou justifications juridiques ne sont pas applicables à tous les éléments des données à caractère personnel appartenant au type de données à caractère personnel concerné.

 

Informations complémentaires sur les données à caractère personnel ordinaires

Cliquez pour afficher les données de l'avis de confidentialité des employés PDF.